Hlášení závad a nedostatků

efektivní správa majetku města a veřejného prostranství

Hlášení závad je webová mapová aplikace, která má za cíl zapojit občany do dění ve městě a pomoci se správou majetku města. Na rozdíl od obdobných aplikací je Hlášení závad vybaveno pokročilými funkcemi, které eliminují časté nedostatky konkurenčních řešení.

Ukázka webového rozhraní aplikace na PC

V tuto chvíli se po zkušenostech z počtu implementací může aplikace pyšnit těmito prvky a vlastnostmi:

  • přehledná evidence požadavků
  • úplná kompatibilita s mobilními zařízeními (mobily, tablety)
  • automatická zpětná vazba ohlašovateli
  • kategorie včetně jejich přizpůsobení pro jednotlivá hlášení
  • přehledná administrátorská aplikace, notifikační e-maily
  • analytická část aplikace pro administrátory
  • automatické přiřazení stavu hlášení (přijato, v řešení, vyřešeno)
  • schvalování hlášení, možnost NEzveřejnění
  • žádná instalace, aplikace běží na našich serverech jako webová služba
  • samozřejmostí je moderní a přehledný design, přidávání příloh, přepínání mapových podkladů atd.
  • možnost nezávazného testovacího provozu ZDARMA
Ukázka prostředí aplikace na mobilním telefonu.
  • 10 důvodů proč nasadit Hlášení závad

    1. Přímá komunikace s úřadem
    Obyvatelé měst mají často tendence kritizovat správu a údržbu města nebo obce. Děje se to v hospůdkách, na pavlačích… zkrátka všude, kde se lidé potkávají. A z odkrytého kanálu nabobtná velký problém, který řeší půlka ulice. Dáte-li lidem nástroj pro otevřenou komunikaci s úřadem, dozvíte se o velké části těchto nedostatků dříve, než stihnou v problém narůst.

    2. Rychlost
    Od občanů se dozvíte o problému rychleji a můžete jej vyřešit dříve, než se případná oprava zkomplikuje nebo prodraží.

    3. Nulové nároky na hardware
    Nemusíte nic instalovat - odkaz na aplikaci můžete umístit do svých nativních mobilních aplikací, nebo jako iframe do webových stránek města.

    4. Efektivita úřadu
    Snížíte časové zatížení zaměstnanců města při řešení stížností na stav majetku města a urychlíte jejich řešení.

    5. Přehled o stavu řešení
    Budete mít neustálý přehled o tom, co se s majetkem města děje a jak efektivně se jeho údržba řeší.

    6. Interní využití
    Aplikaci můžete využít i interně pro zadávání prací, například technickým službám nebo externím správcům. Získáte tak přehled o tom, která ze zadaných prací je již hotová, a na kterou se ještě čeká.

    7. Automatizace
    Díky automatickým zpětným vazbám a hlídání termínů nemusíte mít obavu z vyšší odpovědnosti při komunikaci s občany.

    8. Výborný poměr cena/výkon
    Cena za provoz aplikace se stanovuje podle velikosti města. Zároveň je cenová hladina stanovena tak, aby bylo ekonomicky výrazně výhodnější používat Hlášení závad než řešit závady jinou cestou.

    9. Veřejné sdílení informací
    To, že se staráte o stav města, občané uvidí ve veřejné části aplikace přímo na Vašich webových stránkách.

    10. Podpora komunikace občan-obec
    Nasazení Hlášení závad je jedním ze způsobů, jak zajistit udržení kroku se stále se vyvíjejícími způsoby komunikace občana s městem. V číselníku jsou k dispozici i kategorie Ostatní a Návrh na zlepšení, aplikaci tedy lze využít i pro sběr pozitivních příspěvků nebo podnětů.
     

  • Lze si aplikaci nezávazně vyzkoušet?

    Ano. Před rozhodnutím, zdali takovou aplikaci nasadit, panují samozřejmě obavy z toho, co nasazení přinese. Tuto rozhodovací fázi často řešíme tzv. testovacím provozem. Aplikaci zájemci spustíme a on si ji může na dobu 1 až 2 měsíců umístit na svoje webové stránky s informací, že se jedná o zkušební provoz. Pokud se aplikace osvědčí, pokračujeme dál v ostrém provozu, který stvrdíme smlouvou, či objednávkou.
     

  • Jak probíhá nasazení Hlášení závad?

    Nejdříve ze všeho se domluvíme na tom, kde bude aplikace umístěna, jaké kategorie hlášení v ní budete chtít evidovat a kdo bude administrátorem aplikace. Na základě těchto informací Vám Hlášení závad spustíme. Nastavíme zvolené kategorie a založíme uživatele–administrátora aplikace. To bude člověk, který bude mít právo spravovat další uživatele a nastavovat jim práva na jednotlivé kategorie. Následně se domluvíme na krátkém školení uživatelů. Od této chvíle můžete aplikaci pustit do plného ostrého provozu. V případě potřeby Vám budeme k dispozici prostřednictvím našeho helpdesku pro případ, že budete potřebovat s něčím poradit, nebo nahlásit poruchu.
     

  • Jaké jsou zkušenosti našich stávajících uživatelů?

    Scénář při nasazení Hlášení závad je u každého uživatele téměř stejný, záleží jen na rozhodnutí vedení města, zdali nasazení aplikace podpoří například oznámením v místních novinách nebo zprávou na webu. V prvních dvou týdnech přijde obvykle o něco více požadavků, než v dalším běžném provozu. Většina požadavků je rozumná a Vy máte možnost otestovat jak funkčnost aplikace, tak proces zpracování požadavků. V dalších týdnech už počet hlášení klesá typicky na jednotky týdně. V některých městech se občas objeví "chronický"" stěžovatel, ale aplikace obsahuje nástroje k eliminaci těchto nežádoucích hlášení a dotyčného to po pár pokusech přestane bavit. Důležitý je ale výsledek celého procesu - že aplikace Hlášení závad zjednodušila občanům elektronickou komunikaci s městem a stala se její nedílnou součástí.
     

  • Časté obavy z nasazení aplikace a jejich eliminace

    Problém: Nežádoucí, nepravdivé nebo vulgární oznámení.
    Opatření: Aplikace má vyřešený proces kontrol před zveřejněním hlášení. Každý příchozí požadavek je nejdříve ve stavu VLOŽENO, tedy stavu neveřejném. Teprve až odpovědný pracovník, který má danou kategorii závad na starosti, dá požadavku stav PŘIJATO, je tento požadavek zveřejněn v aplikaci. Pokud se jedná o nežádoucí požadavek, který nesplňuje kritéria hlášení závady, může jej okamžitě přesunout do stavu ZRUŠENO. Požadavek v takovém případě zůstane pro informaci v evidenci, ale zařadí se na konec seznamu a nevztahují se na něj žádná oznámení ani termíny. Oznamovateli je možné napsat odůvodnění vyřazení jeho požadavku.

    Problém: Hlášení cestuje po celém úřadu, než se dostane ke správnému pracovníkovi. Dochází tak k zatěžování více pracovníků jedním požadavkem a nezřídka se požadavek ztratí.
    Opatření: Aplikace umožňuje adresné zasílání konkrétním pracovníkům. V praxi to znamená, že oznamovatel během zadání požadavku vybere kategorii hlášení (veřejné osvětlení, komunikace, mobiliář…). K této kategorii je přiřazen konkrétní odpovědný pracovník a hlášení přijde do e-mailu přímo jemu.

    Problém: Například během dovolené si pracovník nevšimne příchozího hlášení. Na veřejnosti to pak vypadá, že se nahlášeným problémům stejně nevěnujeme.
    Opatření: Aplikace má vypracovaný systém upozornění. Pokud je v systému požadavek ve stavu VLOŽENO déle jak 14 dní, oznámení přijde do e-mailu odpovědnému pracovníkovi znovu a od té doby každý den, dokud jej nedá k dalšímu zpracování, nebo z objektivního důvodu nevyřadí.

    Problém: U hlášení, která vyžadují delší čas na vyřešení, se může stát, že se na ně zapomene.
    Opatření: V administraci požadavku je možné nastavit předpokládané datum vyřešení. V okamžiku, kdy tohle datum nastane a požadavek nemá status VYŘEŠENO, přijde do e-mailu odpovědnému pracovníkovi upozornění.

    Problém: Oznamovatel bude vyžadovat informace, jak je s jeho požadavkem nakládáno a takováto komunikace zatíží příslušné pracovníky.
    Opatření: Aplikace sama řeší zpětnou vazbu. Při vkládání požadavku je povinnou položkou e-mailová adresa zadavatele. Při každé změně stavu požadavku se na e-mail oznamovatele odešle automaticky oznámení.

    Problém: Oznamovatel omylem zadá chybně kategorii a požadavek tak přijde nesprávnému pracovníkovi.
    Opatření: Kategorii požadavku lze v administraci změnit a požadavek přijde správnému pracovníkovi.

    Problém: Oznamovatel ohlásí závadu na objektu nebo zařízení, které není majetkem města (například silnice ve správě ŘSD).
    Opatření: V administraci požadavku lze do způsobu řešení tuto skutečnost napsat a současně přeposlat oznámení na příslušného vlastníka (například ŘSD). Není tedy nutné požadavek přeposílat „ručně“ e-mailem.

    Problém: Občané budou hlásit každou drobnost, na kterou na ulici narazí.
    Opatření: Aplikace umožňuje definovat si pouze ty kategorie hlášení, které chcete, aby Vám občané hlásili. Do požadavků k řešení se Vám pak dostanou pouze takové, které Vás zajímají. Aplikace rovněž umožňuje definovat si své vlastní kategorie.
     

  • Kde už aplikaci Hlášení závad najdete?

    Aplikace Hlášení závad už je nasazena a usnadňuje komunikaci mezi občany a úřadem ve Dvoře Králové, Vrchlabí, Novém Bydžově, Uherském Hradišti, Luhačovicích, Kunovicích, Strážnici, Starém Plzenci, Vítkově, Kyjově, Dobříši či Benátkách nad Jizerou.
     



Ukázka administrátorského rozhraní aplikace a její analytické části.

Testovací provoz

Chcete si Hlášení závad nezávazně vyzkoušet? Vyplňte prosím tento formulář.

Žádost o testovací provoz zdarma
Vyplňte prosím jméno a příjmení
Vyplňte prosím obec
Opište správně kód z obrázku
Je nám líto. Formulář nelze nyní odeslat. Zkuste to prosím později.

Vaše údaje jsou u nás v bezpečí. Vyplněné údaje použijeme pouze pro zaslání odpovědi na Váš dotaz. Více informací o tom, jak nakládáme s osobními údaji, naleznete v dokumentu Prohlášení o ochraně osobních údajů.

Po přijetí žádosti o zkušební provoz Vás kontaktujeme, samotné spuštění aplikace s určenou oblastí lze zařídit i v rámci několika hodin. Vy si aplikaci můžete sami nezávazně vyzkoušet, případně nasadit na své webové stránky a dát ji k dispozici i občanům.

Kontakt

Máte zájem o více informací? Napište nám nebo zavolejte.

Jan Zavřel
tel.: 602 508 557
e-mail: jan.zavrel@tmapy.cz

Petr Havelka
tel.: 607 960 130
e-mail: petr.havelka@tmapy.cz

Líbí se Vám Hlášení závad? Sledujte její profil na Facebooku.

Menu
Nahoru Domů