Pro podporu činnosti volených orgánů organizací veřejné správy nabízí naše společnost 2 aplikace pro oblast správy dokumentů.

První je jednoduchá Evidence usnesení rady a zastupitelstva, která:

• poskytuje nástroje pro snadnou tvorbu a evidenci jednotlivých usnesení rady a zastupitelstva

• umožňuje publikovat schválená usnesení (dokumenty v HTML podobě) na webových stránkách organizace

• vytváří archív a nabízí vyhledání dokumentů dle různých kritérií

• umožňuje pomocí systému autorizace přístup k editaci uložených informací pouze oprávněným pracovníkům nebo jen k pouhému čtení veřejnosti

Živou ukázku aplikace si můžete prohlédnout např. na stránkách Města Chodov

Druhá aplikace Usnesení a úkoly volených orgánů vznikla ve spolupráci s pracovníky Magistrátu města Hradec Králové a společný rozvoj pokračuje i nadále.

Aplikace Usnesení a úkoly volených orgánů řeší komplexněji různé potřeby a pohledy podle aktérů vstupujících do oběhu dokumentů a informací, poskytuje služby úředníkům, kteří tvoří návrh usnesení, organizačnímu oddělení, které udržuje přehled v materiálech a přiděluje jim závazná čísla usnesení. Zastupitelé mohou aktivně pracovat s návrhy, dělat si do nich své poznámky a přihlašovat se k diskusi. Občané mají rychlý a pohodlný přístup ke všem rozhodnutím učiněným zastupitelskými orgány.

Aplikace Usnesení a úkoly volených orgánů umožňuje přístup k uloženým datům z různých pohledů, tato data účelně propojuje a přináší množství funkcí, které významným způsobem urychlují práci a šetří finanční prostředky vynakládané na správu této agendy. Podporuje sdílení informací a dokumentů na centrálním úložišti a definuje pravidla pro práci s nimi. Další funkce jako např. „přidělování a kontrola plnění úkolů z usnesení rady a zastupitelstva města“ výrazným způsobem přispívají k efektivnějšímu řízení a automatizaci procesů uvnitř úřadu.

Aplikace Usnesení a úkoly volených orgánů prochází postupným vývojem a průběžně jsou přidávány nové vlastnosti a funkce, tak aby prostředí, ve kterém se uživatel pohybuje bylo co nejvíce uživatelsky přívětivé. V roce 2006 došlo k významnému rozvoji a zde je základní přehled:

• Základní inovací je rozšíření evidence usnesení a úkolů i pro výbory a komise organizace. Aplikace je tedy schopna vést evidenci nejen pro volené orgány (zastupitelstva a rady), ale pro jakékoli další ustanovené komise či výbory.
• Novinkou jsou i přihlášky k diskusi. Účastníci se přihlašují do diskuze ke zvoleným bodům zasedání, před schůzí je pak vyhotoven seznam všech diskutujících a v průběhu zasedání jsou členové přímo vyvoláváni. Tuto sestavu dostávají také vedoucí odborů, aby se připravili na kladení dotazů k návrhům.
• Dále byly výrazně vylepšeny nástroje pro organizační oddělení. To nyní může ovlivnit termíny pro zadávání a editaci bodů jednání či nových návrhů usnesení, má k dispozici přehledné statistiky o plnění usnesení a lépe spravuje přehledy o zasedání.
• V neposlední řadě došlo k vylepšení aplikace i z pohledu běžného občana (návštěvníka), který do evidence nahlíží. Ten má k dispozici několik vyhledávacích nástrojů (fulltext, vyhledávání dle osob), má možnost shlédnout pozvánky a zápisy ze zasedání, má k dispozici záznam o hlasování i zvukový záznam z jednání a další dokumenty.

Všechny tyto změny jsou implementovány např. na Magistrátu města Hradec Králové, kde si také můžete prohlédnout veřejnou část Usnesení zastupitelstva města a zastupitelstva města Hradec Králové. Pro ilustraci připojujeme i ukázky administrátorských přístupů:

Managament modul organizačního oddělení	Statistika plnění

Na podzim roku 2006 pořádala společnost IDG Czech 1.ročník soutěže "Chytrý úřad", což je vlastně klání případových studií zaměřených na obce, města a kraje. Základní myšlenkou je poukázat na zajímavé IT projekty v místní samosprávě a zviditelnit je spolu s institucemi a lidmi, kteří se na nich podíleli.

V hlavní soutěži získalo 2. místo Statutární město Hradec Králové za projekt E-usnesení (případová studie).